Privacybeleid

RENTCARS PRIVACY- EN GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

BIJGEWERKT OP 10 SEPTEMBER 2025.

Rentcars zet zich in om de privacy en bescherming van persoonsgegevens te waarborgen die worden verwerkt in het kader van haar bedrijfsactiviteiten, evenals om te voldoen aan de vereisten van de Algemene Wet Gegevensbescherming – Wet nr. 13.709/18 (“LGPD”), de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie 2016/679 (“AVG”) en andere toepasselijke regelgeving inzake gegevensverwerking.

Dit beleid wordt jaarlijks herzien of telkens wanneer er wijzigingen zijn in de toepasselijke wetgeving, om de actualiteit en naleving te waarborgen. Rentcars behoudt zich het recht voor dit Privacy- en Gegevensbeschermingsbeleid (“Privacybeleid”) op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen.

1. Definities

De termen en uitdrukkingen die in dit Privacybeleid worden gebruikt hebben de volgende betekenis:

“Nationale Autoriteit voor Gegevensbescherming of ANPD”: overheidsorgaan dat verantwoordelijk is voor het waarborgen, uitvoeren en toezicht houden op de naleving van de LGPD in het hele land.

“Rentcars-medewerkers”: uitsluitend voor de doeleinden van dit beleid (zonder directe arbeidsrelatie) alle medewerkers van Rentcars, inclusief vennoten, bestuurders, directeuren, werknemers, managers, stagiaires, leerlingen, interne dienstverleners en iedere andere persoon die een directe relatie met Rentcars heeft.

“Toestemming”: vrije, geïnformeerde en ondubbelzinnige verklaring waarmee de betrokkene instemt met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een specifiek doel.

“Verwerkingsverantwoordelijke”: natuurlijke of rechtspersoon, publiek of privaat, die verantwoordelijk is voor de beslissingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

“Gegevens”: Persoonsgegevens en Bijzondere Persoonsgegevens, zoals gedefinieerd in dit beleid en in de LGPD.

“Geanonimiseerde Gegevens”: gegevens met betrekking tot de betrokkene die niet kunnen worden geïdentificeerd met redelijke en beschikbare technische middelen op het moment van verwerking.

“Persoonsgegevens”: informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

“Bijzondere Persoonsgegevens”: persoonsgegevens betreffende raciale of etnische afkomst, religieuze overtuigingen, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond of van een religieuze, filosofische of politieke organisatie, gegevens over gezondheid of seksueel leven, genetische of biometrische gegevens.

“Functionaris voor Gegevensbescherming (FG)” of “Data Protection Officer (DPO)”: persoon aangewezen door de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker om als communicatiekanaal te fungeren met betrokkenen en met de Nationale Autoriteit voor Gegevensbescherming (ANPD).

“LGPD”: Algemene Wet Gegevensbescherming (Wet nr. 13.709/18).

“Verwerker(s)”: natuurlijke of rechtspersoon, publiek of privaat, die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

“Rentcars”: Rentcars Ltda, privaatrechtelijke rechtspersoon, geregistreerd bij het CNPJ onder nr. 10.998.234/0001-23, met statutaire zetel aan Rua Doutor Pedrosa, 151, kantoor 1201, 12e verdieping, Centro, Curitiba/PR, Postcode 80.420-120, en Rentcars BV, een Nederlandse vennootschap geregistreerd onder Tax ID nr. 859404900, gevestigd aan Herengracht 420, 1017BZ, Amsterdam, Nederland.

“AVG”: Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van de Europese Unie.

“Betrokkene”: natuurlijke persoon op wie de verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben.

“Gegevensverwerking” of “Verwerking”: elke bewerking met persoonsgegevens, inclusief bijzondere persoonsgegevens, zoals verzamelen, produceren, ontvangen, classificeren, gebruiken, raadplegen, reproduceren, doorgeven, verspreiden, verwerken, archiveren, opslaan, verwijderen, evalueren of controleren van informatie, wijzigen, communiceren, overdragen, publiceren of extraheren van persoonsgegevens.

2. Doel

2.1. Het doel van dit Privacybeleid is het vastleggen van de belangrijkste regels en beginselen voor de verwerking van verzamelde gegevens, inclusief maar niet beperkt tot persoonsgegevens van klanten, leveranciers en/of hun vertegenwoordigers en medewerkers, dienstverleners, partners, autoverhuurbedrijven en andere betrokken partijen bij de activiteiten van Rentcars, met waarborging van een passend beveiligingsniveau door beschermingsmaatregelen in overeenstemming met de LGPD en andere toepasselijke regelgevingen.

2.2. Wij verzamelen persoonlijke informatie die u rechtstreeks verstrekt, informatie over hoe u onze diensten gebruikt, en informatie van derden, zoals beschreven in dit document. Wij gebruiken deze informatie om u onze diensten te leveren, om te begrijpen hoe u onze diensten gebruikt zodat wij uw ervaring kunnen verbeteren en personaliseren, en om applicaties, technologieën en inhoud te ontwikkelen die relevanter zijn voor onze klanten. Wij gebruiken persoonsgegevens ook om gepersonaliseerde advertenties te tonen die aansluiten bij uw interesses.

2.3. Dit Privacybeleid moet worden nageleefd door alle Rentcars-medewerkers, klanten, leveranciers, dienstverleners, partners, autoverhuurbedrijven en elke natuurlijke of rechtspersoon die optreedt als betrokkene en/of verwerker, in gevallen waarin Rentcars optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

3. Verzameling van Persoonsgegevens

Het verzamelen van persoonsgegevens door Rentcars kan op verschillende manieren plaatsvinden, direct of indirect, bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, via:

Ontvangst van e-mails, ook via de Rentcars-website;
Persoonlijk, rechtstreeks van de betrokkene;
Digitale cv’s die door de betrokkene naar Rentcars worden gestuurd via de website of zakelijke sociale netwerken;
Interne en externe beheersystemen, inclusief die van verwerkers;

Registratie en navigatie van de betrokkene op de Rentcars-website of -app;

Communicatie met onze Klantenservice of andere Serviceteams, waarbij communicatie verloopt via onze systemen zoals chatbot, WhatsApp, e-mail en app, voor ondersteuning of verkoop;
Zakelijke sociale netwerken en communicatie-apps;
Vergaderingen en evenementen, inkomende telefoongesprekken, foto’s en beelden van beveiligingscamera’s; en,
Contracten, openbare bronnen, gedigitaliseerde documenten en documenten van klanten en partners.

4. Doeleinden van Gegevensverwerking

4.1. Alle gegevensverwerking bij Rentcars gebeurt uitsluitend met de strikt noodzakelijke gegevens om specifieke doeleinden te bereiken, waaronder maar niet beperkt tot:

Nakoming van contractuele en wettelijke verplichtingen met klanten, inclusief after-sales-ondersteuning, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, identiteitsdocument, boekingscode, rijbewijs, inkomensbewijs, voertuighuurgegevens, paspoort, bankgegevens, burgerlijke staat, fysiek adres, nationaliteit, beroep, telefoonnummer, e-mail, IP, geolocatie.
Analyse van gebruikersgedrag op de website en app en genereren van voertuigaanbevelingen, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: boekingscode, geolocatie, klant-ID, navigatiecontext, navigatiegedrag, locatie van ophalen en terugbrengen van het voertuig, aantal huurdagen, browse- en aankoopgeschiedenis.
Leadgeneratie en heractivering via website, e-mail en WhatsApp, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, geslacht, e-mail, telefoonnummer, adres, identiteitsdocument, geolocatie, boekingscode.
Klanttevredenheidsonderzoeken, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, boekingscode, e-mail en telefoonnummer.
Analyse van beoordelingen en meningen van klanten op consumentenwebsites en sociale netwerken, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, geslacht, woonplaats, social media-profiel, inhoud van de beoordeling.
Berekening van de kans op annulering van een boeking, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, geslacht, leeftijd, e-mail, telefoonnummer, adres, boekingscode, boekingsgegevens, locatie, gebruik van promoties, status nieuwe of bestaande klant, annuleringsgeschiedenis, woonland.
Klantsegmentatie voor marketing, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, geslacht, leeftijd, e-mail, telefoonnummer, adres, boekingscode, boekingsgegevens, segment.
Contractbeheer en nakoming van contractuele verplichtingen met autoverhuurbedrijven, leveranciers, partners en dienstverleners, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, geboortedatum, burgerlijke staat, identiteitsdocument, adres, e-mail, telefoonnummer, nationaliteit, beroep, handtekening en functie.
Acquisitie en onderhandelingen met nieuwe zakenpartners en autoverhuurbedrijven, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, e-mail, telefoonnummer, identiteitsdocument, rijbewijs, social media-profiel, functie, beroep.
Betalingsbeheer voor autoverhuurbedrijven, partners, leveranciers, dienstverleners en andere derden, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, identiteitsdocument, e-mail en bankgegevens.
Beoordeling en behandeling van fraudegevallen bij boekingen, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, geboortedatum, identiteitsdocument, e-mail, fysiek adres, telefoonnummer, bankgegevens, boekingsdetails en IP.
Fysieke en materiële beveiliging op het hoofdkantoor, waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zoals: naam, foto en identiteitsdocument; en bijzondere persoonsgegevens zoals biometrie.

4.2. De bovengenoemde gegevens worden verwerkt door Rentcars en door door haar gecontracteerde bedrijven en veilig opgeslagen met passende technische en organisatorische maatregelen, gedurende de periode die noodzakelijk is om de doeleinden te vervullen.

4.3. Rentcars gebruikt wereldwijde tools en systemen en verricht daarom internationale doorgifte van persoonsgegevens, met inachtneming van de LGPD en Resolutie CD/ANPD nr. 19/2024.

5. Rechtsgrondslagen voor Gegevensverwerking

5.1. De rechtsgrondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens door Rentcars, conform art. 7 van de LGPD, zijn:

Toestemming van de betrokkene;
Naleving van een wettelijke of regelgevende verplichting door Rentcars;
Uitvoering van een contract of van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene;
Bescherming van het leven of de fysieke veiligheid van de betrokkene of van derden;
Gerechtvaardigd belang van Rentcars.

5.2. De rechtsgrondslagen voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens door Rentcars, conform art. 11 van de LGPD, zijn:

Toestemming van de betrokkene;
Naleving van een wettelijke of regelgevende verplichting door Rentcars; en
Bescherming van het leven of de fysieke veiligheid van de betrokkene of van derden.

6. Bewaring en Verwijdering van Persoonsgegevens

6.1. Alle door de betrokkene verstrekte gegevens worden veilig verzameld en opgeslagen met passende technische en organisatorische maatregelen. Rentcars volgt de geldende wettelijke veiligheidsnormen.

6.2. Naast technische maatregelen past Rentcars ook organisatorische maatregelen toe, zoals het gebruik van een Informatiebeveiligingsbeleid voor de juiste verwerking van gegevens.

6.3. De toegang tot de verzamelde gegevens is beperkt tot Rentcars-medewerkers en door Rentcars gemachtigde personen en de gegevens worden gehost op servers en systemen in Brazilië en andere landen, in overeenstemming met de LGPD en Resolutie CD/ANPD nr. 19/2024.

6.4. Nadat de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld zijn vervuld, worden de gegevens verwijderd binnen de technische mogelijkheden, met behoud toegestaan voor de volgende doeleinden:

Naleving van een wettelijke of regelgevende verplichting door Rentcars;
Overdracht aan derden, mits voldaan wordt aan de vereisten van de LGPD; en
Exclusief gebruik door Rentcars, met verboden toegang door derden, mits de gegevens geanonimiseerd zijn.

7. Geografisch Toepassingsgebied

Dit Privacybeleid is van toepassing wanneer de verwerking van gegevens plaatsvindt of de gegevens worden verzameld binnen het Braziliaanse grondgebied.

8. Rechten van Betrokkenen

8.1. De betrokkene ontvangt, waar mogelijk, informatie over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens op het moment van verzameling.

8.2. De betrokkene kan rechten uitoefenen met betrekking tot de verwerking van zijn of haar gegevens, zoals: inzage; bezwaar tegen verwerking, geautomatiseerde besluitvorming en profilering; beperking van verwerking; gegevensoverdraagbaarheid; rectificatie en verwijdering van gegevens; en intrekking van toestemming, indien van toepassing, via het e-mailadres vermeld in punt 13.2 van dit Privacybeleid.

8.3. Rentcars heeft procedures ingevoerd om tijdig te reageren op verzoeken van betrokkenen binnen de wettelijk vastgestelde termijnen en behoudt zich het recht voor om de verzoeken te beoordelen en hieraan te voldoen wanneer dit technisch haalbaar en wettelijk vereist is. Het resultaat van de beoordeling zal altijd aan de betrokkene worden meegedeeld.

8.4. De betrokkene erkent dat de uitoefening van bepaalde rechten de voortzetting van de relatie met Rentcars onmogelijk kan maken.

9. Verplichtingen van Betrokkenen

9.1. De betrokkene is verantwoordelijk voor de juistheid, nauwkeurigheid en actualiteit van de door hem/haar verstrekte gegevens, ongeacht of dit via de Rentcars-website of via een ander kanaal gebeurt.

9.2. Het is de betrokkene verboden logins, wachtwoorden of enige andere toegangsgegevens met anderen of derden te delen, waaronder collega’s, familieleden en vrienden. De betrokkene moet sterke en unieke wachtwoorden gebruiken voor de systemen en tools van Rentcars. Rentcars is niet aansprakelijk voor schendingen van de privacy of gegevensbescherming van de betrokkene die voortkomen uit diens eigen handelen of nalaten.

9.3. De betrokkene is verantwoordelijk voor het nemen van alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen op zijn/haar apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot de systemen van Rentcars. Rentcars is niet aansprakelijk voor eventuele schendingen die voortvloeien uit een gebrek aan zorgvuldigheid van de betrokkene.

10. Verplichtingen van Verwerkers van Rentcars

10.1. Rentcars streeft ernaar samen te werken met verwerkers die zich inzetten voor privacy en gegevensbescherming.

10.2. Verwerkers van Rentcars moeten voldoen aan dit Privacybeleid en aan de toepasselijke wetgeving. Bij niet-naleving behoudt Rentcars zich het recht voor om de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen zonder kosten voor Rentcars en om de toepasselijke wettelijke en contractuele sancties toe te passen.

10.3. Rentcars behoudt zich het recht voor om door middel van reguliere of buitengewone audits te controleren of de verwerkers de door Rentcars vastgestelde processen, operationele instructies en procedures naleven.

11. Samenwerking met de ANPD en andere autoriteiten

11.1. Rentcars zal in haar rol als verwerkingsverantwoordelijke samenwerken met de ANPD en andere gegevensbeschermingsautoriteiten bij kwesties met betrekking tot de bescherming en privacy van persoonsgegevens die zij verwerkt, binnen de grenzen van de LGPD en de AVG, zonder afstand te doen van enig recht op verdediging of beroep.

11.2. Medewerkers van Rentcars, evenals dienstverleners en/of leveranciers die mogelijk betrokken zijn bij de verwerking of de betwiste procedure, zullen ondersteuning bieden bij kwesties met betrekking tot de bescherming en privacy van persoonsgegevens.

12. Gegevensdeling

Wij kunnen uw informatie intern binnen ons bedrijf delen, evenals met de volgende entiteiten, voor de hierboven beschreven doeleinden:

Dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen: andere Rentcars-bedrijven die wij controleren of waarvan wij eigenaar zijn.
Zakenpartners: partners met wie wij samenwerken om u de gevraagde of aangekochte diensten te leveren. Bijvoorbeeld, wij kunnen samenwerken met autoverhuurbedrijven om boekingen mogelijk te maken. Deze partners zijn verantwoordelijk voor het beheer van uw persoonsgegevens.
Andere partijen wanneer dit wettelijk vereist is of voor de bescherming van Rentcars, onze diensten, medewerkers en klanten: wij kunnen uw gegevens openbaar maken wanneer dit wettelijk verplicht is, in gerechtelijke procedures of door gerechtelijk bevel. Bovendien kunnen overheidsinstanties uw gegevens opvragen voor doeleinden in verband met wetshandhaving, nationale veiligheid, terrorismebestrijding en andere aangelegenheden van openbare veiligheid.
Andere partijen met uw toestemming of op uw verzoek: naast de in dit Privacybeleid genoemde situaties kunnen wij uw gegevens delen met derden indien u dit uitdrukkelijk toestaat of verzoekt.

13. Communicatiekanaal

13.1. Rentcars stelt betrokkenen, verwerkers en elke andere persoon (natuurlijk of rechtspersoon) kosteloos een exclusief communicatie- en servicekanaal ter beschikking voor kwesties met betrekking tot privacy en gegevensbescherming.

13.2. Alle kwesties met betrekking tot privacy en gegevensbescherming moeten worden gericht aan de Functionaris voor Gegevensbescherming van Rentcars, Marcelo Veiga, via het e-mailadres: [email protected].